Jakie trzeba spełniać obowiązki związane z kasą fiskalną?

Każdy przedsiębiorca, który zajmuje się sprzedażą produktów lub usług, żeby mieć możliwość rozliczania się ze swoich zysków, musi właściwie rejestrować sprzedaż. Niedopełnienie tego obowiązku będzie się wiązało z poważnymi konsekwencjami. Do rejestrowania sprzedaży służą kasy fiskalne. W dzisiejszym wpisie na blogu Biura Audytorsko-Księgowego eKFK opisujemy, jakie obowiązki wynikają z posiadania urządzeń fiskalnych, które służą do rejestrowania sprzedaży.

Zgłoszenie kasy fiskalnej do urzędu skarbowego

Zanim zacznie się korzystać z kasy fiskalnej, najpierw konieczne jest jej zgłoszenie do właściwego dla miejsca prowadzenia działalności urzędu skarbowego. W trakcie zgłoszenia kas fiskalnych trzeba podać dokładną liczbę urządzeń fiskalnych, z których będzie się korzystało, planowane miejsca ich instalacji oraz datę rozpoczęcia ewidencji sprzedaży. Jeżeli nie wie się, jak dokładnie powinno wyglądać zgłoszenie kasy fiskalnej i jakie przy tym należy spełnić obowiązki, warto jest najpierw skorzystać z usługi doradztwa prawnego. Nasi specjaliści dokładnie wszystko wyjaśnią i pomogą się właściwie przygotować do planowanej wizyty w urzędzie.

Obowiązek fiskalizacji kasy

Po zgłoszeniu urządzenia fiskalnego w urzędzie skarbowym należy dokonać fiskalizacji kasy. Trzeba jednak pamiętać o tym, że fiskalizacją kasy może się zająć tylko uprawniony do tego serwis. Jest to operacja jednorazowa. Warto jest jednak podpisać w miejscu, w którym kupiło się urządzenia fiskalne i które prowadzi też tego typu serwis, dłuższą umowę na obsługę wszystkich stosowanych kas fiskalnych, ponieważ dzięki temu będzie można usprawnić dokonywanie późniejszych przeglądów technicznych. I naprawy powstałych w trakcie użytkowania sprzętu usterek.

Fiskalizacja kas fiskalnych wymaga później jeszcze obowiązkowego zgłoszenia tego faktu w urzędzie skarbowym. Trzeba to zrobić w ciągu 7 dni od fiskalizacji. Po zgłoszeniu fiskalizacji dostaje się unikalny numer identyfikacyjny, który powinien zostać na stałe umieszczony na kasie.

Obowiązek archiwizacji kopii paragonów fiskalnych

Przedsiębiorcy, którzy stosują kasy fiskalne, muszą archiwizować kopie wszystkich wydawanych paragonów. Kopie paragonów muszą być przechowywane przez 5 lat, począwszy od końca roku obrotowego, w którym zostały wydrukowane.

Sposób przechowywania kopii paragonów jest zależny od rodzaju stosowanej kasy fiskalnej. Obecnie stosowane są dwa rodzaje kas fiskalnych:

• urządzenia, które umożliwiają przechowywanie danych wyłącznie w wersji papierowej,
• urządzenia, które umożliwiają przechowywanie danych w wersji elektronicznej.

Tańsze są oczywiście kasy fiskalne, w których konieczne jest wydrukowanie paragonów. Znacznie wygodniejsze są jednak kasy elektroniczne, w których kopie wszystkich wystawianych paragonów są zapisywane w wersji elektronicznej na kartach pamięci.

Sporządzanie raportów dobowych i raportów miesięcznych

Podczas korzystania z kasy fiskalnej każdy dzień powinien zostać zakończony wydrukiem raportu dobowego. Raport powinien zostać wystawiony przed rozpoczęciem stosowania kasy fiskalnej następnego dnia. Nie trzeba go drukować jedynie wówczas, gdy danego dnia nie zarejestrowano żadnej sprzedaży. W drukowanym raporcie fiskalnym znajdują się informacje o łącznej kwocie sprzedaży brutto, z podziałem na różne stawki VAT. Z kolei raport miesięczny trzeba wystawić po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, nie później jednak niż 25. dnia następnego miesiąca.

Obowiązkowe przeglądy techniczne kas fiskalnych

W przepisach określone jest też, jak często kasy fiskalne powinny być poddawane obowiązkowym przeglądom technicznym. Powinny się one odbywać co najmniej raz na 2 lata. Każdy taki przegląd polega na konserwacji urządzenia i na wyeliminowaniu ewentualnych usterek. Serwisem kas fiskalnych mogą się oczywiście zajmować wyłącznie uprawnione firmy.

Obowiązek przechowywania książki serwisowej, czyli książki kasy rejestrującej

Przez cały okres użytkowania kasy fiskalnej przedsiębiorca musi przechowywać w wygodnym miejscu książkę kasy rejestrującej, czyli książkę serwisową. Wgląd do niej musi mieć nie tylko właściciel kasy, ale też serwis. W określonych przypadkach może również powstać konieczność udzielenia wglądu w książkę serwisową urzędnikowi skarbowemu.

Książka kasy rejestrującej pełni rolę dokumentu tożsamości urządzenia. Znajdują się w niej najważniejsze informacje o kasie fiskalnej, czyli przede wszystkim nazwa, model, numer fabryczny urządzenia, numer unikatowy, producent, importer oraz informacje o właścicielu kasy i obsługującym urządzenie serwisie. Księga zawiera też dane o wszystkich wykonanych na urządzeniu operacjach.